Notas Fiscais são documentos que toda empresa deve manter organizados e com fácil acesso. Assim, quando é preciso provar que uma conta já foi paga, por exemplo, basta ir até a pasta em que a nota está guardada para resolver a questão em poucos minutos.
A organização tem se tornado a palavra-chave para muitos empresários, principalmente quando o assunto são documentos da empresa. Mantê-la faz toda a diferença para o desenvolvimento e crescimento empresarial, visto que facilita o trabalho e reduz o tempo despendido nas tarefas além de possibilitar a otimização nos processos rotineiros.
Além de esta ser uma excelente maneira para evitar problemas com a fiscalização, organizar Notas Fiscais também contribui para a produtividade, porque acelera processos e elimina desperdícios de tempo para o seu parceiro contábil.
Na sua empresa, esta é uma área que ainda precisa ser melhor organizada? Então, sugerimos que você comece implementando as dez dicas para você organizar Notas Fiscais que reunimos abaixo. Acompanhe agora!
#1 Crie Pastas para Organizar Notas Fiscais Impressas
O primeiro passo é organizar as Notas Fiscais. Imprimiu alguma das Notas Fiscais? Utilize caixas ou pastas para isso, mas é importante que os documentos sejam separados por: ano, mês e cliente (ou outra categoria mais adequada para o seu negócio. Elas podem ser separadas por produto, por exemplo). Considere utilizar pastas suspensas, dentro de um arquivo, ou sanfonadas. A melhor opção depende do número de Notas que devem ser armazenadas.
#2 Crie Código em Cores para Organizar Notas Fiscais Impressas
Etiquetas coloridas permitem a rápida visualização das categorias. Assim, se você sabe que a pasta de cor amarela corresponde ao cliente X, fica mais fácil encontrar os documentos deste cliente sempre que necessário.
#3 Organize o Sistema de Armazenamento
Use a mesma lógica para organizar as Notas Fiscais eletrônicas. Crie pastas descrevendo o ano das notas que estão armazenadas nelas e subpastas com os meses e demais categorias. Isso facilita a busca.
Esta separação vai fazer com que seja muito mais fácil achar qualquer papelada específica. Por exemplo, é possível ter uma pasta apenas com contratos, outra com documentos internos e assim por diante.
#4 Faça Cópias das Notas Fiscais Eletrônicas
Faça um backup das suas Notas, em um pendrive ou HD externo. Você também pode optar por armazená-las na nuvem. Assim, além de assegurar que elas não serão perdidas, você pode acessá-las a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.
#5 Separe NDIotas Com Mais de 5 Anos
Notas Fiscais, físicas e eletrônicas, precisam ser armazenadas durante cinco anos. Documentos mais velhos do que isso, podem ser separados em um arquivo morto. Isso faz com que os documentos que ainda podem ser solicitados pela fiscalização fiquem melhor organizados.
#6 Tenha Processos Específicos
Um dos segredos para uma empresa bem organizada, é ter processos bem definidos. Organize o fluxo de atividades que envolvem as Notas Fiscais: desde o seu preenchimento, que deve ser feito com bastante atenção, até a hora em que o documento é armazenado nos arquivos (físicos e digitais). Treine os colaboradores que têm contato com as Notas Fiscais para que eles saibam quais são os padrões da empresa no que diz respeito à ordem e ao controle destes documentos.
#7 Tenha Responsáveis Pela Organização das Notas Fiscais
Escolha os colaboradores que devem ser responsáveis pelo manejo dos documentos e garanta que eles sigam os processos definidos. Assim, outros funcionários podem pedir auxílio para eles quando precisarem de determinada nota.
#8 Não Esqueça de Baixar as Notas Fiscais Eletrônicas
Tenha sempre o hábito de baixar as Notas Fiscais eletrônicas uma vez ao mês. Você perceberá que será uma ação com o objetivo de evitar que “notas frias” sejam lançadas com o seu CNPJ e que otimiza o controle das suas notas. Faça desta uma tarefa agendada no seu calendário, assim você evita esquecimentos e garante um negócio produtivo e protegido.
#9 Conte Com um Emissor de Notas Fiscais
Atualmente existem sistemas de gestão que ajudam a otimizar processos relacionados ao controle das Notas Fiscais. E também contadores especializados que podem oferecer esse tipo de serviço aliado a sua contabilidade, vale a pena consultar o seu. Assim, há economia de tempo, uma vez que a emissão é feita em poucos cliques, e redução de erros.
#10 Agilize a Comunicação com o Contador
Se a sua empresa conta com um contador especializado, é importante que ele tenha fácil acesso a estes documentos. Usar um sistema que permita o rápido envio das suas notas, como mencionamos anteriormente, ao profissional é uma solução moderna que simplifica processos e garante que o contador possa trabalhar com maior eficiência em prol do seu negócio. Agora, caso o seu contador também tenha a seu dispor esse serviço, será uma economia de tempo inexplicável.
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