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AUTOMAÇÃO FINANCEIRA: FIQUE POR DENTRO DO ASSUNTO

Maio 26, 2020 - @medicon

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A gestão financeira é essencial para um negócio e deve ser feita com muita atenção e o máximo de eficiência possível. E para ter um controle empresarial de sucesso, uma das atitudes principais é automatizar os processos financeiros da empresa.

Depender de tarefas manuais expõe o empreendimento a erros que aumentam custos e limitam a produtividade e o faturamento do negócio. Você quer justamente o contrário disso, não é? O objetivo deve ser ganhar qualidade e rapidez, vantagens bem-vindas para um setor tão importante quanto o financeiro.

A automação financeira é uma das ferramentas com grande potencial de suporte aos processos, em que o controle da movimentação numérica é essencial para sustentar a operação com apontamentos periódicos de rentabilidade e lucro.

Cada departamento é responsável por contribuir para que os resultados sigam na direção dos principais objetivos que um negócio deve ter — qualidade no atendimento ao cliente, aumento das vendas, visibilidade no mercado e alta no faturamento.

Deixar o seu financeiro automatizado é um passo importante para tornar o negócio mais competitivo e melhorar resultados, tanto no médio quanto no longo prazo. Essa estratégia, entretanto, precisa ser bem planejada para proporcionar as vantagens almejadas. Conhecer os benefícios gerados e as melhores práticas é uma etapa importante no desenvolvimento estratégico da automação para a área financeira. Confira a seguir tudo sobre o assunto!

 

O Que é Automação Financeira?

A gestão financeira não admite erros e, quando isso acontece, corrigir a falha demanda tempo e pode gerar transtornos para a empresa, pois quanto maior a demora em identificar a diferença de caixa, mais negativo se torna o reflexo no saldo, o que é risco para uma decisão equivocada.

A automação financeira tem como principal função o alinhamento e padronização dos processos — desde as atividades operacionais e rotineiras de contas a pagar e receber, até as políticas da gestão de cobrança e análise de relatórios gerenciais.

O registro das transações e o acesso às informações tendem a ser mais objetivos e transparentes com a automação financeira. A integração dos subdepartamentos permite uma linguagem linear que facilita a comunicação e as atividades diárias em um sistema de pagamentos online.

 

Como Funciona a Automação Financeira?

A escolha pela automação financeira deve ser pensada criteriosamente para abranger o maior volume de tarefas manuais e descentralizadas. Adotar a ferramenta deve ir além de procedimentos automáticos e oferecer recursos para inclusão e consulta de dados.

Depois de implantada a automação de pagamentos, atividades simples como gerar um boleto, identificar um título, gerar uma nota fiscal, baixar e conciliar valores devem ser simplificadas e agilizadas.

O papel do departamento financeiro é gerar informações que sirvam de direcionamento para o trabalho do time de vendas e para as ações de marketing que visem à captação de clientes e aumento das vendas.

Um sistema automatizado municia a gestão de informações rápidas e verdadeiras. Com a parametrização do sistema, dados como vendas sazonais, clientes adimplentes ou inadimplentes e rentabilidade de período são facilmente levantados.

 

Como Implementar a Automação no Departamento Financeiro da Empresa?

Mapear Todos os Processos

O primeiro passo para otimizar a gestão financeira é mapear todos os processos relacionados a esse setor. Como você pode automatizar aquilo que não conhece? É fundamental conhecer começo, meio e fim de todas as atividades.

Ao fazer isso, não apenas é possível ver o que será automatizado, mas também encontrar gargalos ou procedimentos incorretos. Mapeando os processos, consegue-se ainda mensurar o trabalho das ações manuais e como ele será menor após a automatização. Você vai ver que as coisas serão bem melhores para todos.

Fazer a Migração Para o Ambiente Eletrônico

É essencial migrar para o ambiente eletrônico se você quer automatizar os processos financeiros. Esqueça documentos físicos. Se não forem extremamente necessários, eles apenas aumentam as chances de erro, perda de informação e trabalho.

Esse ambiente traz um conjunto de soluções para diversas áreas do negócio. Após essa migração, a gestão será mais eficiente, os custos e perdas serão reduzidos e haverá mais segurança e praticidade.

Integrar-se a Instituições Financeiras e Parceiros

Instituições financeiras, fornecedores e outros parceiros são essenciais para qualquer empreendimento. Que tal integrar-se aos sistemas deles e, assim, ter mais rapidez ao compartilhar informações?

Você pode fazer isso com uma plataforma que ofereça comunicação direta com os parceiros. Nela, todos os dados necessários para transações são trocados de forma rápida e segura, evitando perdas e retrabalho.

Dá para integrar o sistema de sua empresa com o de bancos, financeiras e outras entidades externas, além de ser possível disponibilizar as informações nos setores internos do seu negócio, facilitando a vida de muita gente (principalmente a sua).

Usar um Software de Controle Financeiro

Um bom software de controle financeiro é um grande aliado para quem quer dar adeus a processos manuais. Com ele, você automatiza diversas atividades, como:

  • Emissão de boletos e notas fiscais;
  • Transações financeiras;
  • Pagamentos;
  • Acompanhamento de estoque.

 

Por Que Investir na Automação Financeira?

A automação, além de permitir a centralização da informação, integração de novos recursos e padronização de processos, favorece a comunicação entre as equipes, com melhora inclusive do clima organizacional da empresa.

Outro motivo forte para investir em automação é realizar um gerenciamento mais efetivo da carteira de clientes. Manter os dados do cliente e todo o histórico financeiro armazenados em um só lugar facilita os processos de cobrança e concessão de crédito.

Separamos agora outros pontos que devem ser considerados caso exista dúvidas sobre a efetividade da automação no departamento financeiro.

Informações Atualizadas

Um dos grandes ganhos da automação financeira é poder contar com informações atualizadas em tempo real. A integração sistêmica de processos, atividades e pessoas gera um resultado instantâneo para embasar a análise da gestão.

Minimização da Margem de Erros

As planilhas eletrônicas passam a dar suporte e deixam de ser a principal fonte de informação, alimentadas manualmente, dando lugar a um sistema de automação que conserva os dados por período ilimitado.

Redução de Custos

O trabalho manual, pela morosidade, requer um número maior de funcionários para executar as atividades. A automação permite repensar o quadro funcional e ajustar as funções conforme o perfil de cada colaborador.

Melhorias de Controle

O controle financeiro dá um salto em eficiência quando implantado um sistema de automação. Tanto a gestão quanto os subdepartamentos e até mesmo profissionais da área ganham autonomia na hora de processar e colher uma informação.

Não será preciso interromper as atividades de um funcionário para preparar relatórios e apresentações para uma reunião, por exemplo. Um bom sistema emite relatórios e gráficos de acordo com a pauta, bastando parametrizar e configurar as informações que precisam constar na análise.

As conciliações financeiras, que costumam gerar grande dor de cabeça quando um valor não é identificado, passarão a um processo rápido e eficiente. A automação financeira viabiliza a integração com o sistema bancário. Falaremos um pouco mais a seguir.

A possibilidade de baixar o arquivo de retorno bancário dentro do sistema facilita uma conciliação automática, cabendo ao funcionário responsável a checagem e identificação de valores divergentes que não estejam atrelados a um título de cobrança.

Time Integrado

Com um sistema de automação a comunicação flui instintivamente, pois os lançamentos são gerados de forma automática e o usuário responsável é identificado rapidamente. Em caso de dúvidas ou problema, é possível um contato imediato para encontrar a solução.

Segurança de Dados

Não raramente ouvimos relatos de desespero sobre a perda de uma planilha eletrônica, seja por exclusão acidental, seja por queima do HD do computador. Nem sempre o departamento realiza os backups da maneira correta.

A automação financeira, além de oferecer um ambiente seguro para inclusão e manutenção dos dados, realiza backups automáticos para evitar que perdas aconteçam, ocasionando transtornos e possíveis prejuízos.

Outro fator de relevância é a segurança sistêmica, que inibe a ação de invasores e reduz as possibilidades de vazamentos, fraudes e compartilhamento não autorizados de dados.

Se você quer mesmo automatizar os processos financeiros da empresa, a forma mais rápida é ter um software de controle. São vários benefícios que lhe darão a chance de deixar tarefas burocráticas e focar no que é mais importante para o negócio.

 

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