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AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS: SAIBA COMO FAZER NA SUA EMPRESA

maio 26, 2020 - @medicon

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A competitividade entre as empresas cresce a cada dia, tornar processos mais eficientes e menos onerosos é sempre um desafio para qualquer empresário. Por isso, vale a pena realizar uma automação de processos em sua empresa com o objetivo de alcançar maior produtividade e reduzir custos.

O ciclo da automatização pode ser definido em 5 etapas: identificação de processos operacionais no dia a dia da empresa, reformulação de processos com problemas, implementação de melhorias, automatização dos processos propriamente, e por último o monitoramento de resultados.

Uma das melhores iniciativas em eficiência que a empresa pode fazer é investir na automatização de processos. Com processos automatizados, gestor e equipe passam a ter mais tempo para executar tarefas estratégicas e demais prioridades da organização, tirando maior proveito do tempo, e, consequentemente, potencializando os ganhos e melhorando o desempenho do negócio.

Dentre os principais benefícios da automatização, estão a padronização de rotinas de trabalho, a redução de custos, o fim dos improvisos e a compatibilidade com políticas e legislações em vigor. E tudo isso proporciona mais agilidade e segurança para o dia a dia de empresários e gestores.

Entenda o Conceito de Automatização de Processos

Mas, antes é é necessário entender o que é a automatização de processos e para quê serve.

Automatizar processos significa racionalizar, otimizar e é claro, automatizar cada processo do negócio, incluindo a rotina de trabalho dos funcionários, a captação de clientes ou fechamento de vendas, fabricação e envio de produtos, contabilidade financeira, bem como a verificação de métricas.

Tudo isso com a finalidade de se obter maior eficiência, integrando processos e acelerando as etapas de trabalho, melhorando o rendimento de funcionários e substituindo processos manuais por sistemas informatizados, evitando assim perda de tempo, e consequentemente economizando dinheiro no caixa da empresa.

Agora que você já entende o que é e para quê serve a automatização de processos, vamos as dicas:

 

Faça um Mapeamento Completo

O primeiro passo é mapear todos os processos internos e também os subprocessos e as interdependências. Assim, é mais fácil ter uma visão sistêmica de toda a operação. E, por meio de uma análise criteriosa, é possível identificar gargalos, atividades em duplicidade ou que não agregam valor.

Algumas situações ainda são bastante comuns, como a descentralização das informações, a necessidade de consulta a diversas fontes, tarefas manuais e arquivos físicos de documentos. Essas condições caracterizam a subutilização do capital humano, que deve ser melhor aproveitado dentro do universo corporativo.

 

Comece Pelas Mais Simples

Se você ainda está aprendendo a automatizar os processos de sua empresa, vale a pena começar pelas atividades mais simples.

Tarefas repetitivas e demoradas, como o empacotamento de um produto por exemplo, pode ser realizado por uma máquina moderna com mais eficiência. O retorno sobre o investimento nesse caso, poderá ser mais rápido do que você imagina, e a economia com a mão de obra deverá aumentar a margem de lucro do negócio ao longo do tempo.

Outro exemplo seria um software que realize controle de estoque ou financeiro, o qual pode otimizar a gestão com um aumento de produtividade significativo.

 

Desenvolva Processos Mais Eficientes

É importante analisar as atividades da empresa de um modo geral, listando cada uma e refletindo a respeito delas, com o objetivo de torná-las mais eficientes.

Após a identificação dos problemas, é preciso desenvolver processos mais eficientes, eliminando as fragilidades e os desperdícios. Nesse momento, é fundamental pensar no sequenciamento, na lógica, nos gatilhos, nos checklists, no fluxo ideal de informações e nos avisos sobre inconsistências, atrasos ou falhas.

Após a elaboração desse desenho inicial, é preciso buscar fornecedores capazes de idealizar propostas adequadas à realidade do negócio.

 

Defina um Cronograma e Uma Equipe de Implementação

A recomendação é sempre começar pelo mais simples. Por isso, é importante criar um cronograma de implantação, dividido em etapas. A cada módulo implementado, os processos se integram.

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Testes também devem ser previstos, com a finalidade de localizar e corrigir desvios. Vale lembrar que é essencial designar uma equipe multidisciplinar para conduzir todo o projeto.

 

Prepare-se Para as Mudanças

Toda alteração na rotina de trabalho requer tempo para adaptação dos funcionários, por isso, realizar treinamentos e reuniões para comunicar todos os envolvidos no processo sobre as mudanças, poderá evitar futuros problemas no fluxo das operações.

Também é importante monitorar as melhorias no processo, a fim de garantir que estarão sendo realizadas corretamente pelos responsáveis.

É natural que a automatização de processos mude drasticamente o modo como as pessoas fazem as coisas. Apesar de costumar ser uma mudança grande, não deve ser, necessariamente, radical.

É importante respeitar a curva de aprendizado das equipes, promovendo uma implementação gradual de novos processos, até que a automatização esteja plenamente completa. Afinal, não se pode ignorar o fato de que as pessoas são elementos-chave para que um novo cenário seja aceito e adotado como rotina.

Resumindo, a automação dos processos de negócio deve ser responsabilidade de um profissional com experiência, devidamente comprometido com os objetivos, para que as mudanças possam ser administradas sem causar prejuízos ao clima da empresa.

 

Mantenha o Foco no Cliente

Muitas empresas planejam automatizar processos, mas mantêm o foco apenas nas melhorias internas. Contudo, a atenção deve estar voltada às demandas e necessidades dos clientes.

Ou seja, o retorno deste investimento depende de mudanças sensíveis na qualidade do atendimento, na velocidade da entrega, na inovação dos produtos e serviços, nas condições de pagamento e, claro, nos preços oferecidos.

Proporcionar maior facilidade para preenchimento de cadastros ou agilidade na resolução de eventuais problemas dos clientes, não somente diminuem custos, mas também conquistam os clientes, podendo resultar no aumento do engajamento deles com a empresa e fidelizá-los.

 

Programe Treinamentos

A automatização também exige treinamento. Desse modo, é possível garantir a utilização correta de todas as funcionalidades dos sistemas.

E, com a eliminação de uma série de tarefas pouco relevantes, a empresa pode explorar todo o potencial intelectual e criativo de seus profissionais, o que reforça a motivação e o engajamento.

 

Monitore Constantemente

Para alavancar a produtividade, não basta automatizar processos. É necessário avaliar quais os resultados e os impactos gerados. Logo, é preciso estabelecer um monitoramento constante, por meio de indicadores de desempenho e checklists específicos.

Assim, é possível confirmar os avanços e localizar os pontos a serem aperfeiçoados.

 

Seguindo essas dicas, a sua empresa pode automatizar processos com tranquilidade, evitando riscos e ameaças ao negócio. Ao mesmo tempo, garante mais produtividade e, consequentemente, mais competitividade perante a concorrência.

 

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