Sim, você pode trocar de contador! Isso é um direito de todo empreendedor. Independentemente do motivo, você é livre para buscar um novo serviço de contabilidade que atenda melhor às necessidades do seu negócio a qualquer momento.
Sendo assim, também não existe um momento mais indicado para fazer essa troca, o que define a hora é a sua necessidade. Afinal, nenhuma empresa deve ficar correndo riscos por não estar em dia com as suas obrigações, não é mesmo? Aqui vamos dar todas as dicas para quem está passando por esse momento tão temido pelos pequenos empreendedores, mas que, na verdade, está longe de ser um bicho de sete cabeças
A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE
Antes de tudo, é importante que o empreendedor tenha bem esclarecido qual é a importância da contabilidade para uma empresa. Afinal, desde o momento em que o CNPJ é emitido, a empresa já passa a ter obrigações contábeis. O indicado é que a empresa não fique nem sequer um mês sem contabilidade. Por isso, se deseja trocar de contador, procure o mais rápido possível por outro profissional para não prejudicar o seu negócio.
Antecipadamente, as tomadas de decisões no momento da constituição da empresa são muito importantes. Inclusive, é por isso que todas as empresas, exceto MEI, precisam obrigatoriamente ter uma contabilidade. No momento da abertura do CNPJ você precisa decidir questões muito estratégicas, como:
– A escolha correta do regime tributário
– O CNAE mais adequado para sua atividade
– O formato jurídico que melhor representa a maneira como você deseja atuar no mercado
A escolha errada desses itens pode trazer prejuízos, por exemplo: o pagamento de mais impostos do que o necessário, gastos imprevistos com alteração contratual e o impedimento de conseguir fechar contratos de trabalho. Tudo isso só durante o processo de abertura de uma empresa.
Agora, ao passo que um negócio vai expandindo, a contabilidade mal feita pode:
– Impedir a captação de investimento
– Gerar dívidas com o fisco
– Cair na malha fina por não declarar corretamente os bens
Ficou mais claro por que você não pode ficar sem contabilidade, e mais importante ainda, a necessidade de trocar de contador o mais rápido possível caso tenha identificado problemas similares a estes citados acima?
É FÁCIL TROCAR DE CONTADOR?
Quando, por algum motivo, você não estiver satisfeito com o seu serviço de contabilidade — seja interno ou terceirizado — pode procurar outro profissional ou parceiro para cuidar melhor desta área.
Claro, todo processo deverá ser formalizado por meio de contratos e distratos (o documento de rescisão contratual), e o antigo acordo deverá ser respeitado até o seu encerramento oficial.
Muitos empreendedores ficam em dúvida ao se perguntarem se podem trocar de contador ou não. A contabilidade é uma área fundamental para o negócio, garantindo que todas as obrigações legais sejam cumpridas, mas sem acabar pagando mais impostos do que seriam necessários.
Por isso é imprescindível contar com um serviço de qualidade e que atenda às particularidades da empresa. Porém, nem sempre isso acontece.
COMO MUDAR DE CONTADOR?
Trocar de serviço de contabilidade é um processo mais simples do que se imagina. E vamos provar isso com este passo a passo:
1. Consultar o contrato atual
A primeira coisa a se fazer ao pensar em trocar de contador é conferir o atual contrato de serviço. Alguns profissionais e empresas usam cláusulas que preveem multa no caso de rescisão ou a obrigação de um aviso prévio.
É preciso ficar atento a este e outros pontos que estejam no documento, evitando ter problemas legais mais tarde por descumprimento do acordo — inclusive caso o atual serviço de contabilidade tenha deixado pendente algo que estava previsto no contrato.
2. Verificar pendências
Esse é um ponto importante: verifique se há alguma pendência que o seu atual contador deixou passar ou então situações ainda em processo de serem resolvidas, como parcelamento de débitos municipais, estaduais e federais.
Uma dica é analisar os documentos de até 5 anos atrás, verificando se há erros ou situações pendentes que ainda possam afetar a sua empresa. É um trabalho árduo, mas necessário: assim evita-se surpresas no processo de trocar de contabilidade.
Mas é importante lembrar: mesmo após a mudança, todo e qualquer erro anterior ainda é de responsabilidade do escritório de contabilidade que atuou na época.
3. Comunicar a decisão ao atual contador
É preciso oficializar a decisão, seja por e-mail ou carta registrada em correio, comunicando ao atual serviço de contabilidade que você está dispensando seu trabalho. Este contato deve deixar explícito:
– O pedido de encerramento do contrato;
– A data final de término do serviço — em geral, pode-se definir 30 dias após o pedido.
– Requerer toda a documentação (física e digital), senhas e logins em posse do contador atual;
– Pedir um relatório de situação cadastral, para verificar se há mais pendências nas diferentes esferas governamentais;
– Solicitar que toda documentação seja enviada ao profissional/empresa que irá assumir a contabilidade após o encerramento oficial do contrato.
Uma dica para quando mudar de contador é formalizar no distrato a data de encerramento do contrato no fim do mês, para que o novo serviço de contabilidade comece a atuar no período seguinte.
4. Contratar um novo serviço de contabilidade
Logo no início do processo de mudar de contador você já deve estar de olho em um novo profissional ou serviço de contabilidade. Apesar de ainda não ser possível oficializar nada até o encerramento do contrato com o antigo prestador, é possível verificar quais são as suas possibilidades e o que sua empresa precisa em relação a sua contabilidade.
Outras questões referentes ao processo de troca de contador podem ser resolvidas pelo serviço de contabilidade recém-contratado, que será o seu novo parceiro.
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