Sim, é possível trocar de contador a qualquer momento. Assim como qualquer serviço contratado, é um direito do empreendedor escolher o escritório contábil que cuidará da sua empresa.
O consumidor não é obrigado a permanecer com um serviço ou produto que não está satisfeito. Então, caso esteja com uma contabilidade que não corresponde as suas expectativas, ou por qualquer outro motivo, preparamos um guia para você saber como trocar de contador.
O que muitos não sabem é que o procedimento para trocar de contador é muito simples, e pode ser fundamental para a manutenção da regularidade fiscal da empresa.
A Importância Da Contabilidade
Antes de tudo, é importante que o empreendedor tenha bem esclarecido qual é a importância da contabilidade para uma empresa. Afinal, desde o momento em que o CNPJ é emitido, a empresa já passa a ter obrigações contábeis. O indicado é que a empresa não fique nem sequer um mês sem contabilidade. Por isso, se deseja trocar de contador, procure o mais rápido possível por outro profissional para não prejudicar o seu negócio.
Antecipadamente, as tomadas de decisões no momento da constituição da empresa são muito importantes. No momento da abertura do CNPJ você precisa decidir questões muito estratégicas, como:
– A escolha correta do regime tributário
– O CNAE mais adequado para sua atividade
– O formato jurídico que melhor representa a maneira como você deseja atuar no mercado
Posso Migrar de Contabilidade?
Antes de mais nada, trocar de contador é direito de qualquer empreendedor, independente do motivo.
Todo empresário tem o direito, previsto pelo Código de Defesa do Consumidor, de escolher o escritório que atenda às demandas contábeis da sua empresa. Isso inclui trocar de contador a qualquer momento. Porém, alguns detalhes precisam ser considerados para que essa transição seja feita com facilidade.
É preciso estar atento no momento da assinatura do contrato de serviços contábeis, uma vez que alguns escritórios optam por incluir uma cláusula de multa por rescisão contratual fora do prazo estipulado, sendo que este prazo pode variar de dois meses a até um ano. Nestes casos, o empresário pode ser obrigado a pagar a multa da rescisão contratual quando desejar trocar de contabilidade.
Além disso, de acordo com a norma do CRC, quando o pedido de quebra de contrato é formalizado, o contador tem até 30 dias úteis para entregar a documentação da empresa. Por isso, o informe com antecedência para que a nova contabilidade tenha as informações necessárias para assumir a responsabilidade o mais rápido possível.
É Fácil Migrar de Contabilidade?
Quando, por algum motivo, você não estiver satisfeito com o seu serviço de contabilidade — seja interno ou terceirizado — pode procurar outro profissional ou parceiro para cuidar melhor desta área.
Todo processo deverá ser formalizado por meio de contratos e distratos (o documento de rescisão contratual), e o antigo acordo deverá ser respeitado até o seu encerramento oficial.
#1 Informar O Contador Atual
O primeiro passo é formalizar o pedido de encerramento do contrato com o contador atual. É imprescindível que no comunicado fique claro qual será o último mês de atuação da equipe de contabilidade anterior. O melhor cenário é que o escritório antigo seja mantido até o final do mês em que o aviso foi feito e a nova contabilidade assuma no mês seguinte.
#2 Mês De Responsabilidade
Ao definir com a antiga contabilidade qual será o último mês de atuação deles, informe a nova contabilidade a partir de que mês eles passam a ser responsáveis. Nesse momento, preste bastante atenção para não confundir o que é de responsabilidade de cada escritório.
Os impostos, por exemplo, são calculados e pagos no mês seguinte ao da emissão da nota fiscal. Ou seja, as guias de impostos referentes às notas emitidas enquanto estava com a antiga contabilidade devem ser geradas ainda por eles, mesmo que já tenha ocorrido a migração da contabilidade para o novo escritório.
#3 Assinar Proposta De Serviços
Quando, enfim, for oficializado o distrato com a antiga contabilidade e assinado o contrato de prestação de serviços com o novo profissional, significa que efetivamente você trocou de contador! Nesse momento, recomenda-se que seja feito o preenchimento do termo de transferência de responsabilidade técnica pela antiga contabilidade, repassando a responsabilidade para o novo escritório.
#4 Documentos Fiscais E Contábeis Para Trocar De Contador
Os documentos básicos que talvez você já tenha, sem precisar esperar o envio do contador, são:
– Certificado Digital
– Número da Inscrição Municipal (ou CCMEI caso a empresa seja MEI)
– Senha de acesso ao site da Prefeitura
– Código do Simples Nacional (se for o caso)
– RG e CPF dos sócios
– Contrato Social (LTDA), Requerimento de Empresário (EI) ou Certificado de condição de Microempreendedor Individual (MEI)
Posteriormente, os outros documentos contábeis que vão influenciar muito para trocar de contador, são:
– Balanço Patrimonial (até o último dia da contabilidade anterior)
– D.R.E. (Demonstração do Resultado do Exercício)
– Livro Razão
– Livro Diário
– Documentação suporte (nota fiscal, recibo, fatura ou contrato)
Migrar de Contabilidade: Existe Hora Certa?
Neste caso a resposta é não. Esta mudança deve ser feita de acordo com a necessidade da empresa. Se o atual serviço de contabilidade não está cumprindo as obrigações, é possível que este problema fique cada vez maior com o passar do tempo.
Não é uma boa ideia esperar o Fisco bater na sua porta para daí mudar de contador: o estrago já terá sido feito e você deverá arcar com as consequências das irregularidades.
Quando mais cedo for descoberto os problemas, e eles não conseguirem ter sido resolvidos pelo atual contador, melhor é logo mudar de escritório de contabilidade.
Como Encontrar uma Boa Contabilidade?
Agora que foi esclarecida a importância da contabilidade e como é feito o processo para trocar de contador, vem a fase mais importante: A escolha da nova contabilidade. Nesse meio tempo, para fazer uma boa escolha, algumas questões precisam ser levadas em consideração.
O primeiro passo é verificar se a empresa está regular perante o órgão de classe CRC (Conselho Regional de Contabilidade). Simultaneamente, certifique-se de que a empresa domina o ramo de atividade que a sua empresa exerce. Em outras palavras, entenda se ela está apta para atender sua empresa e suprir suas necessidades.
Primordialmente, valorize aquela contabilidade consultiva, ainda mais aquelas que utilizam ferramentas de gestão e tecnologia para gerar praticidade. Dessa forma, como resultado ganhe tempo para empreender.
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